Подотчетные суммы - это денежные средства, выдаваемые сотрудникам организации на хозяйственные нужды или служебные расходы. Рассмотрим порядок документального оформления выдачи и отчетности по подотчетным суммам.
| Выдача средств | Только работникам организации по заявлению |
| Размер | Определяется потребностями и политикой компании |
| Срок отчетности | Обычно 3 рабочих дня после возвращения/использования |
- Сотрудник пишет заявление на выдачу денег
- Руководитель утверждает заявление
- Бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер (КО-2)
- Сотрудник получает деньги под подпись
| Форма | Унифицированная форма АО-1 или фирменный бланк |
| Срок подачи | Не позднее 3 рабочих дней после расходования |
| Приложения | Чеки, квитанции, билеты и другие подтверждающие документы |
- Бухгалтерия проверяет соответствие расходов
- Утверждение руководителем
- Оприходование неизрасходованных сумм
- Компенсация перерасхода (при наличии оснований)
| Обязательные реквизиты | Дата, сумма, наименование товара/услуги |
| Форма | Кассовый чек, товарный чек, БСО, квитанция |
| Исключения | При отсутствии чеков - объяснительная записка |
- Командировочные: билеты, гостиничные счета
- Хозяйственные нужды: товарные чеки, накладные
- Представительские: счета ресторанов, программки мероприятий
- Отсутствие заявления на выдачу подотчетных сумм
- Пропуск сроков сдачи авансового отчета
- Несоответствие фактических расходов целям
- Отсутствие подтверждающих документов
- Неправильное заполнение форм
| Дисциплинарная | Выговор, замечание |
| Материальная | Удержание из зарплаты |
| Налоговая | Доначисление налогов при неправильном учете |
- Ведение журнала учета выданных подотчетных сумм
- Ограничение круга подотчетных лиц
- Проведение регулярных проверок
- Автоматизация учета с помощью бухгалтерских программ
Правильное оформление подотчетных сумм требует строгого соблюдения установленного порядка выдачи средств и предоставления отчетности. Четкое документирование всех операций позволяет избежать финансовых злоупотреблений и проблем при налоговых проверках. Организациям рекомендуется разработать внутреннее положение о подотчетных суммах, регламентирующее все аспекты работы с ними.
