Объяснительная записка о заправке служебного автомобиля Газель составляется в случаях, требующих пояснения расходов на топливо или при возникновении нештатных ситуаций. Документ должен содержать четкие факты и быть составлен в деловом стиле.
Содержание
Объяснительная записка о заправке служебного автомобиля Газель составляется в случаях, требующих пояснения расходов на топливо или при возникновении нештатных ситуаций. Документ должен содержать четкие факты и быть составлен в деловом стиле.
Структура объяснительной записки
| Раздел | Содержание |
| Шапка | Должность и ФИО руководителя, данные сотрудника |
| Заголовок | "Объяснительная записка" |
| Основной текст | Факты, причины, обстоятельства |
| Заключение | Выводы и приложения (если есть) |
Пошаговая инструкция составления
1. Оформление шапки
- Укажите полное наименование организации
- ФИО и должность руководителя
- Ваши ФИО и должность
- Дату составления документа
2. Описание ситуации
- Укажите дату и время заправки
- Номер автомобиля Газель
- Название АЗС и количество топлива
- Сумму расходов
- Цель поездки (если была)
3. Объяснение причин
| Тип ситуации | Что указать |
| Плановая заправка | Ссылка на график ТО |
| Экстренная дозаправка | Причины отклонения от маршрута |
| Перерасход топлива | Объяснение причин |
Образец объяснительной
Пример текста:
- "Я, [ФИО], [должность], объясняю заправку автомобиля Газель [номер] [дата] на АЗС [название] в объеме [литры] на сумму [рубли] в связи с [причина]. Чек прилагаю."
Рекомендации по составлению
- Излагайте факты последовательно и кратко
- Избегайте эмоциональных оценок
- Прикладывайте подтверждающие документы
- Соблюдайте деловой стиль изложения
- Указывайте только достоверные сведения
Приложения к объяснительной
| Документ | Когда прилагать |
| Чек АЗС | Всегда |
| Путевой лист | При наличии |
| Приказ о командировке | Для служебных поездок |
Правильно составленная объяснительная записка о заправке автомобиля Газель поможет избежать недоразумений и подтвердит целевое использование служебного транспорта. Документ должен быть подписан и зарегистрирован в установленном порядке.
